A.   Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata Ruang Kantor adalah pengaturan dan penataan yang seefisien mungkin letak perlengkapan dan perabot kantor di dalam ruang dan lantai kerja yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya bagi setiap karyawan. Masalah efisiensi pemanfaatan ruang dan lantai tempat kerja tersebut tidak dapat dipisahkan dari letak susunan ruangan atau unit kerja lainnya dari seluruh bagian. 

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

Ø Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

Ø Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

B.   TUJUAN

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

a.       Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

b.      Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

c.       Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.

d.      Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

e.       Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.

f.       Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

g.      Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.

h.      Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.

i.        Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

v  Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan, diantaranya:

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.      Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.

4.      Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

5.      Pengawasan mudah dilaksanakan.

6.      Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

v  Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:

1.      Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.

2.      Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3.      Pengawasan dapat dipermudah.

4.      Hubungan dapat dipercaya.

5.      Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

6.      Jalannya pekerjaan lebih lancar.

7.      Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

C. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

      Azas Tata Ruang Kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

      Asas Jarak Terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

      Asas Rangkaian Kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

      Asas Penggunaan Segenap Ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

      Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2.     Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a.       Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

b.      Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

c.       Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

d.      Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.

e.       Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

f.       Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

g.      Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.

h.      Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i.        Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

D.   Penataan Tata Ruang Kantor

Untuk mencapai tujuan efisiensi kerja maka perlu memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan pengaturan dan penataan tata ruang kantor yang meliputi:

1. Tata tempat, merupakan pengaturan tempat untuk bekerja sesuai dengan urutan proses pekerjaan untuk prosedur kerja berjalan secara berirama, harmonis dan efektif
2. Tata udara, merupakan pengaturan udara sehingga menjamin sirkulasi udara yang sebaik-baiknya untuk menjamin kenyamanan dan kesehatan;
3. Tata cahaya merupakan pengaturan penerangan sehingga terjamin adanya penerangan yang cukup dan baik; 
4. Tata warna, merupakan pemberian warna pada dinding atau plafon sehingga suasana tenang dan menarik bagi karyawan dan memberikan kesan yang baik bagi para tamu
5. Tata suara adalah mencegah masuknya suara dari luar yang dapat mengganggu konsentrasi, saraf dan ketenangan kerja pegawai dalam ruangan yang bersangkutan
6. Tata keindahan dan kebersihan. Ini erat hubungannya dengan tata warna dan tata cahaya dengan suasana yang bersih, dan indah tentunya akan menimbulkan rasa nyaman; 
7. Tata keamanan dan keselamatan yang merupakan keamanan dan keselamatan dalam bekerja.

E.   Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun Sedarmayanti (2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih dapat dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, yaitu :

1. Tata ruang kantor tertutup / berkamar (cubicel type offices)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.

 

 

Membuat kantor dengan tata ruang tertutup, bagai para pegawai yang bekerja didalamnya memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan tersebut diantaranya adalah :

• Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;
• Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya;
• Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;
• Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruang yang ia gunakan.

Selain beberapa keuntungan yang sudah disebutkan diatas, dengan menggunakan tata ruang kantor tertutup juga memiliki kelemahan dan kerugiannya, yaitu :

• Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;
• Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;
• Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi perombakan organisasi;
• Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;
• Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

 

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus. 

 

Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa keuntungan dan kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini diantaranya adalah :

• Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;
• Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;
• Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;
• Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan;
• Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;
• Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas
• Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;
• Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan keuntungannya, namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian, diantaranya adalah :

• Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya
• Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau
• Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas
• Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain
• Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.

3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (Landscape Offices)

 

        Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.

        Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.

Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

• Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;
• Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;
• Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;
• Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

 

Beberapa kerugian yang mungkin terjadi jika menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

• Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;
• Biaya pemeliharaan cukup tinggi;
• Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan

        Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.